ערב הורים ראשון

ערב ההורים הראשון של AABC היה אתמול. אני רוצה לנסות ולסכם בפוסט הזה את התהליך שעשינו כהכנה לערב, וגם את החוויה האישית שלי שהיתה לגמרי רכבת הרים רגשית של כמה שבועות.

אני רוצה להתחיל מלענות לשאלה, למה בכלל לעשות ערב הורים בשלב כל כך מוקדם?

בעיניי, זו שאלה לא טריוואלית. בית הספר שלנו אמור לקום רק בספטמבר 2020, כלומר עוד שנה ורבע מהיום. אין לנו עדיין מבנה ואנחנו בעיצומו של שלב גיוס הכספים. אז למה בכלל לעשות ערב הורים? התלבטנו בשאלה הזו לא מעט, ובסופו של דבר החלטנו ללכת על זה משתי סיבות עיקריות: הראשונה, אני מאמינה שבנייה של קהילת הורים רלוונטית לבית הספר היא העבודה הקשה ביותר בבניית בית ספר. למצוא את המשפחות שמאמינות בחזון של בית הספר, וירצו לשים את ילדיהן שם זו משימה מורכבת מאוד. ככל שמתחילים אותה מוקדם יותר, יש יותר סיכוי שבסופו של דבר היא תסתיים בהצלחה. הסיבה השנייה היא שיש הרבה משמעות פרקטית לצעדים שקורים בעולם האמיתי. ברור שעמוד בפיייס או אתר אינטרנט הם חשובים, אבל לאירוע פיזי, עם משתתפים אמיתיים, שמעמתים אותנו עם שאלות רלוונטיות, יש ערך עצום מבחינת הקיום של בית הספר הזה. האירוע הזה הוא למעשה החיכוך הראשון של כל התיאוריה היפה בקרקע אמיתית, ובתחושה שלי לחיכוך הזה יש המון ערך.

אז הולכים על ערב הורים, מתי נערוך אותו?

שאלת התאריך היא שאלה גדולה שאין לי עליה תשובה חד משמעית, רק כמה המלצות: חשוב לפתוח יומן ולבדוק היטב אם התאריך שבחרנו לא נופל על חג של דת כלשהיא או על יום לאומי חשוב כלשהוא. אנחנו בחרנו במודע לקיים את ערב ההורים ביום האב, ולא מעט אנשים לא יכלו להגיע בגלל הבחירה הזו. בנוסף, כדאי לחשוב מראש אם רוצים לקבוע את הערב באמצע השבוע או בסוף השבוע. אנחנו בחרנו לקיים את הערב הראשון בסוף השבוע, אני חושבת שאולי את הערב הבא דווקא נעשה באחד הערבים באמצע השבוע. לשתי האפשרויות יש יתרונות וחסרונות מבחינת זמינות הקהל כמובן.

יש תאריך! אבל אין לנו מבנה אז איפה נעשה אותו?

זו שאלה מעולה 🙂 המחשבה הראשונית שלנו היתה לערוך את הערב בבית שלי, אבל היא נפלה מהר מאוד משתי סיבות: אחת, הבית שלי לא ערוך לארח בצורה מכובדת כמות של מעל 10 אנשים. השנייה, באחת השיחות עם ידיד טוב שמלווה אותי בתהליך ההקמה, הוא העלה נקודה נכונה: חשוב מתחילת הדרך לשים בצורה ברורה את הגבול שמפריד בין החיים האישיים שלי לבין בית הספר. לא מדובר כאן באותה יישות, ולהפרדה הזו יש חשיבות במסר שהיא מעבירה. אם לא בבית אז איפה כן? אני בהתחלה התחלתי לחפש חדר כנסים להשכרה, כמו שיש במלונות למשל, אולם מדובר בהוצאה יקרה מאוד. לשמחתי הרבה, באחד מסיורי החיפוש שלי אחרי חלל לאקטון, הגעתי לסטודיו מקסים ליוגה שהסתבר שגם משכיר את החלל במעט מאוד כסף. ההמלצה שלי היא לחפש מקום שמדבר את השפה של בית הספר: במקרה שלנו היה מדובר בחלל מרווח, חלונות גדולים, תקרות גבוהות, משהו מאוד נעים בעיצוב ובאווירה, עיצוב שתואם מאוד לרוח האקטונית שהייתי רוצה להעביר להורים.

מהמם, יש מבנה, יש תאריך, אבל איך אנשים יידעו שהוא קורה בעצם?

האתגר הבא הוא לפרסם את האירוע. גם כאן, מדובר במשימה לא טריוויאלית בכלל עבור בית ספר שאף אחד לא מכיר אותו. במקרה שלנו אני עשיתי את עיקר הפרסום דרך קבוצות פייסבוק מקומיות. בקבוצות האלו בדרך כלל אין בעיה לפרסם עסקים מקומיים בימים מסוימים למשל, ומאחר שאנחנו עסק ללא כוונת רווח זה היה אפילו פשוט עוד יותר. חשוב לעשות כאן עבודת מחקר מעמיקה, להבין מיהן הקבוצות הרלוונטיות, מיהן הקבוצות הפעילות, מה מדיניות הפרסום בכל קבוצה וכמובן לנסח את הפוסט כך שיהיה מעניין לקריאה ומושך את העין ולא ירגיש שיווקי ומוכר. עוד אפשרות היא לפרסם בתשלום, אנחנו לא עשינו את זה בערב הראשון מתוך רצון בעיקר לחסוך בעלויות. אנחנו ביקשנו בכל פוסט לאשר הרשמה בטופס שהוכן מראש (זו גם דרך מצוינת לאסוף פרטים כמו כתובת מייל וטלפון מהורים מתעניינים). בנוסף, כשבוע לפני האירוע עצמו שלחנו לכל מי שאישר הגעה הודעת טקסט עם בקשה לאשרר את ההגעה. לערב ההורים שלנו נרשמו בסופו של דבר כ-28 אנשים שגם אישרו את ההגעה שלהם יומיים קודם, ובפועל הגיעו כ-18. זה לא מספר לא סביר או רחוק מהמציאות וכדאי לקחת בחשבון שיש סיכוי טוב שגם מי שנרשם ומאשר הגעה בסופו של דבר לא יגיע.

ומה בתוכנית האומנותית?

לי היתה התלבטות גדולה מה יהיה התוכן של הערב. בגלל שבאקטון הלמידה היא לא פרונטלית מורה-כיתה, חשבתי לנסות ולהעביר את התוכן בצורה חוויתית יותר. התייעצתי על הנושא עם מקימת אקטון ותיקה יותר, והיא אמרה לי ובצדק, שהכי חשוב שאני ארגיש נוח עם התוכן שאני מתכננת וגם חשוב לזכור שאני לא יודעת מי הקהל שיגיע ומה תהיה מידת שיתוף הפעולה שלו. בסופו של דבר החלטנו ללכת על הפורמט הקלאסי של מצגת + שאלות מהקהל, ובמקרה שלנו זה עבד מצוין. המצגת היתה מושקעת מאוד (בניתי אותה עם מומחית שיווק נפלאה שעזרה לי מאוד לבנות מצגת שתעביר את המסר בצורה ויזואלית ובלי הרבה טקסט מעיק בשקפים) וקיבלה פידבקים מצוינים מהקהל. לא נכנסתי בה לפרטי פרטים כי בכל זאת זה ערב הורים ראשון, אבל היא כן העבירה את המסרים העיקריים ואת המאפיינים היחודיים ביותר של אקטון. העברתי את המצגת ב35 דקות בערך, ואחר כך נשארנו לחלק של שאלות ותשובות שארך כמעט שעתיים (!) והיה מרתק ומעמיק מאוד בעיניי.

מה עם כל המסביב?

בעיניי, זו גם נקודה שחשוב להשקיע בה מחשבה. אנחנו רצינו לחסוך בהוצאות ולכן הלכנו על כיבוד שכלל מים קרים, פירות וקפה. אבל את המים שמנו בקנקני זכוכית עם לימון ונענע, ואת הפירות בקערות מקסימות שהבאנו מהבית. לי היה חשוב שלא יהיו כלי פלסטיק ולכן כל הכלים היו מתכלים מנייר. גם בנושא המתנות התלבטנו המון. בסופו של דבר בחרנו במחברות פשוטות יחסית, שעליהן כתבנו משפטים מעוררי השראה שמתאימים לרוח אקטון עם הלוגו של בית הספר מאחורה. התוצאה היתה מקסימה בעיניי, וכל האורחים לקחו מתנה הביתה בשמחה. אלו פרטים קטנים, אבל אני מאמינה שהם עושים הבדל גדול בתוצאה הסופית.

ומילה אחרונה, אישית, על כל התהליך:

כשהחלטתי לעשות ערב הורים לא ממש ידעתי לאיזו רכבת הרים רגשית אני נכנסת. יש כאן אלמנט משמעותי של חשיפה: אני מזמינה אנשים אמיתיים להגיע ולשמוע על בית הספר. יש כאן גם הרבה חוסר וודאות: מי נרשם? כמה נרשמו? מי מהם יגיע? כל הזמן היה בי פחד שבסוף אני אשב בחדר ריק עם עוד שני אנשים וכל המאמץ הזה היה לשווא. בסופו של דבר, ביום האירוע עצמו, השתדלתי לשחרר כמה שיותר את הציפייה ולהתמסר למי שיגיע ולכמה שיגיעו. זה לגמרי השתלם. בראייה לאחור, אני חושבת שערב הורים כזה הוא השקעה גדולה שהרווח העיקרי שלה הוא יצירת עיגון משמעותי של בית הספר במציאות האמיתית, הפיזית. וזה רווח חשוב ומשתלם מאוד בעיניי.

קצת תמונות לסיום סיומת: